Obowiązki informacyjne beneficjenta!

Obowiązki komunikacyjne beneficjentów EFSI – wymogi i zasady w latach 2021–2027

Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania  “Leśna Kraina Górnego Śląska” informuje wszystkich potencjalnych wnioskodawców o konieczności przestrzegania obowiązków komunikacyjnych wynikających z art. 50 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 oraz zasad komunikacji, zgodnie z informacjami przekazanymi LGD przez IZ oraz księgą wizualizacji w zakresie PS WPR.

EFSI (Europejski Fundusz Społeczny Plus oraz pozostałe fundusze strukturalne UE) i EFRROW (Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich) finansują wiele lokalnych projektów w ramach Planów Strategicznych Wspólnej Polityki Rolnej i programów regionalnych. Otrzymując dofinansowanie, beneficjenci mają obowiązek informować opinię publiczną o pomocy ze środków UE. Poniżej przedstawiamy kluczowe wymogi komunikacyjne wynikające z rozporządzeń unijnych i polskich wytycznych.

Podstawa prawna

Obowiązek informowania o wsparciu z funduszy UE wynika z art. 50 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2021/1060 oraz z rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2022/129. Przepisy te stanowią, że beneficjenci interwencji finansowanych z EFRROW i innych funduszy potwierdzają otrzymanie wsparcia poprzez odpowiednie oznaczenie miejsca realizacji (tablice, plakaty, informacje w Internecie). Szczegółowe wymagania dotyczące oznaczenia określają podręczniki i księgi wizualizacji przygotowane przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi i Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.

Zasady oznaczania i promocji projektu

Stosowanie logotypów i znaków

Beneficjenci muszą korzystać z zestawu znaków obejmującego logo Funduszy Europejskich, barwy Rzeczypospolitej Polskiej, flagę Unii Europejskiej, a w programach regionalnych także herb województwa. Zestaw ten powinien znajdować się na:

·         wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu (ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, materiały filmowe, konferencje, spotkania itp.);

·         dokumentach publicznych związanych z realizacją projektu, takich jak dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wnioski;

·         materiałach dla osób uczestniczących w projekcie, np. certyfikatach, zaproszeniach, programach szkoleń, listach obecności i korespondencji;

·         produktach i sprzęcie zakupionym w ramach projektu – należy umieścić na nich trwałe naklejki z zestawem znaków.

Oznaczenia nie są wymagane na dokumentach, które ze względu na swój charakter nie mogą być modyfikowane (np. dokumenty księgowe).

Miejsce realizacji projektu

W miejscu realizacji projektu należy umieścić tablicę informacyjną lub pamiątkową. Jeżeli całkowity koszt operacji przekracza 500 000 EUR (dla projektów z EFRR i Funduszu Spójności) lub 100 000 EUR (dla EFS+, FST, EFMRA, FAMI, FBW, IZGW), tablica jest obowiązkowa. W pozostałych projektach należy zawiesić plakat formatu co najmniej A3 bądź zainstalować elektroniczny wyświetlacz informacyjny. Tablice lub plakaty muszą być widoczne dla społeczeństwa od momentu rozpoczęcia fizycznej realizacji operacji lub po zainstalowaniu zakupionego sprzętu.

Obecność w Internecie i mediach społecznościowych

Każdy beneficjent powinien przygotować opis projektu i zamieścić go na swojej stronie internetowej lub, w przypadku braku strony, w mediach społecznościowych. Opis powinien zawierać cel projektu, rezultaty oraz wyraźne podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej. Podobną informację należy zamieszczać w materiałach przesyłanych do uczestników projektu (np. programy szkoleń, zaproszenia). Przy promocji w mediach społecznościowych należy używać odpowiednich hashtagów, np. #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie, oraz stosować właściwe znaki programów, zgodnie z Księgą Tożsamości Wizualnej.

Wydarzenia informacyjne dla dużych projektów

Jeżeli projekt ma znaczenie strategiczne lub jego koszt przekracza 10 mln EUR, beneficjent jest zobowiązany do zorganizowania wydarzenia informacyjnego – np. konferencji prasowej lub uroczystego otwarcia – w ważnym momencie realizacji (rozpoczęcie, zakończenie lub istotny etap). Na wydarzenie należy zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej oraz instytucji zarządzającej z co najmniej czterotygodniowym wyprzedzeniem. Ponadto przy projektach o kosztach powyżej 5 mln EUR beneficjent musi informować instytucję zarządzającą o ważnych etapach i planowanych działaniach promocyjnych.

Dokumentacja działań komunikacyjnych

Beneficjenci muszą prowadzić dokumentację działań informacyjnych i promocyjnych, aby w razie kontroli móc wykazać, że obowiązki zostały wypełnione. Dokumentacja powinna obejmować m.in. kopie materiałów promocyjnych, zdjęcia tablic i plakatów, raporty z wydarzeń informacyjnych oraz potwierdzenia publikacji w Internecie.

Konsekwencje braku realizacji obowiązków

Zgodnie z podręcznikiem beneficjenta, niewypełnienie obowiązków komunikacyjnych może skutkować pomniejszeniem dofinansowania. Dlatego już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie należy zaplanować działania informacyjno‑promocyjne, uwzględniając wymagania dotyczące oznakowania i komunikacji.

Podsumowanie

Obowiązki komunikacyjne EFSI i EFRROW stanowią integralny element realizacji projektów finansowanych z Funduszy Europejskich. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania odpowiednich znaków i informacji na materiałach promocyjnych i dokumentach, oznaczenia miejsca realizacji projektu tablicą lub plakatem, publikacji opisu projektu w Internecie oraz dokumentowania wszystkich działań informacyjnych. W przypadku dużych przedsięwzięć należy także zorganizować wydarzenie promocyjne z udziałem instytucji zarządzających. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe nie tylko dla przejrzystości finansowania projektów, ale również dla promocji wspólnotowych funduszy wśród mieszkańców.